Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara


Pokok bahasan materi Analisis Sistem Informasi ini meliputi:

  • Pengertian Wawancara
  • Kelebihan Teknik Waawancara
  • Kekurangan Teknik wawancara.
  • Pertanyaan Dalam Wawancara
  • Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara
  • Persiapan Waawancara
  • Melakukan Wawancara
  • Tindak Lanjut Pewawancara
Wawancara (interview)

Wawancara (interview)

Pengertian Wawancra

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta (fact finding) dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dimana pewawancara (interviewer) secara interaktif melakukan tanya jawab dengan orang yang diwawancarai (interviewee)

Kebaikan Wawancara

Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang yang diajukan.

  • Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang.
  • Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
  • Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kejelekan Wawancara

  • Membutuhkan waktu yang sangat lama, secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.
  • Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
  • Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misal dilokasi yang ribut dan ramai.
  • Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Pertanyaan yang digunakan untuk wawancara.

  • Gunakan bahasa yang baik,sopan dan jelas.
  • Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai bagian dari pertanyaan.
  • Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit.
  • Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai.
  • Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik.
  • Jangan menggunakan kata-kata “anda”, “kamu”,”saudara” bila maksudnyaadalah suatu grup dari orang-orang.

Persiapan Wawancara

  • Mengatur pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai.
  • Mengutarakan maksud dari wawancara.
  • Mengatur waktu untuk wawancara supaya tidak mengganggukerja dari orang yang kita wawancarai.
  • Membuat jadwal wawancara terlebih dahulu.
  • Membuat suatu panduan wawancara (interview guide)supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar.

Melakukan Wawancara

  • Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.
  • Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
  • Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh oarang yang diwawancarai dari hasil wawancara.
  • Pewawancara harus meninggalkan kesan “menginterogasi”
  • Selama wawancara,pewawancara harus mendengarkan degan teliti, jangan banyak berbicara dibandingkan dengan mendengarkan.
  • Menjaga suasana wawancara tetap santai tetapi terarah.
  • Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai.
  • Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang belum diungkapkan.
  • Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar.
  • Jangan menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti.
  • Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara.
  • Ucapkan terimakasih bila wawancara sudah selesai.

Jenis pertanyaan dalam wawancara

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:

Pertanyaan Terbuka ( Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.

Beberapa contoh pertanyaan terbuka:

  • Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di perusahaan Anda ?
  • Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
  • Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?
  • Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
  • Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

Pertanyaan Tertutup ( Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya
kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan.
Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup:

  • Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?
  • Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?
  • Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda ?
    • Formulir keluhan konsumen
    • Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website
    • Interaksi tatap muka dengan konsumen
    • Barang yang dikembalikan konsumen
  • Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.
  • Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:

  • Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi vendor ?
  • Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
  • Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara

Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.
Contoh:

  • Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?
  • Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?
  • Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?
  • Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses internet ?

Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh:

  • Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
  • - Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?
  • - Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?
  • - Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c) Struktur Berbentuk Wajik
Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian
menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada
kesimpulan yang sangat spesifik.

Tindak lanjut pewawancara

Pada saat waancara, pewawancara harus tanggap terhadap tingkah laku orang yang diwawancarai. Pewawancara harus dapat melakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku yang dapat menggagalkan wawancara. Pedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara untuk melakukan tindak lanjut terhadaptingkah laku dari orang yang ditindak lanjuti.

  • Menunjukkan kalau menjawab pertanyaan dengan kra-kira atau menebak-nebak saja tanpa fakta.
    Setelah wawancara, validasi semua jawaban yang mencurigakan.
  • Berusaha memberi jawaban hanya untuk memuaskan pewawancara tanpa dilandasi dengan fakta yang benar.
    Hindari pertanyaan yang dapat menjurus kejawaban yang seperti ini. Validasi jawaban-jawaban yang mencurigakan
  • Menunjukkan jawaban yang tidak masuk akal.
    Dengan akrab, arahkan kembali jawaban kearah pokok permasalahan.
  • Berhenti berbicara pada waktu pewawancara mulai menuliskan hasilnya di catatan.
    Dengan terpaksa jangan gunakan catatan.
  • Terlihat tergesa-gesa dalam menjawab pertanyaan karena segera ingin mengakhiri wawancara.
    Usulkan menunda wawancara untuk diganti dengan hari yang lain.
  • Memperlihatkan sikap puas terhadap keadaan sistem sekarang dan tidak menginginkan perubahan-perubahan.
    Motivasilah dengan menguraikan dan menjelaskan keadaan situasi yang ada dan cobalah beri pertanyaan-pertanyaan yang lebih terinci.
  • Menunjukkan sikap yang tidak menyenangkan.
    Bersikaplah ramah, tunjukkanlah bahwa anda menghargai kesediaannya serta jelaskanlah sumbangan-sumbangannya atas hasil wawancara ini.
  • Menunjukkan sikap menyimpan sesuatu data karena takut mengungkapnya.
    Jelaskanlah bahwa wawancara ini untuk perbaikan sistem yang ada dan yakinkanlah bahwa anda tidak akan memojokkannya.
  • Menolak memberi jawaban tanpa alasan.
    Jangan memaksa terus tetapi meminta kesediaanya untuk membenarkan dengan mencari jawaban ditempat lain.
  • Terlalu bersemangat dalam wawancara ini dengan melontarkan ide-ide yang muluk-muluk.
    Dengarkanlah dengan sabar dan jangan mengkritiknya dan jangan ikut terbawa secara emosional.

Pertanyaan Tinjauan

1. Sebutkan kelebihan dan kekurangan wawancara dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

2. Bagaimanakah seharusnya analis sistem dalam membuat pertanyaan?

3. Apasajakah yang harus dipersiapkan dalam wawancara?

4. Apasajakah yang harus dilakukan dalam wawancara?

5. Bagaimanakah menindak lanjuti sikap dari yang diwawancarai?

MODUL C

TEKNIK WAWANCARA

A.        Tujuan

· Mahasiswa dapat memahami kelebihan dan kekurangan teknik wawancara.

· Mahasiswa dapat memahami dan mempunyai keterampilan  dalam teknik wawancara

B. Landasan Teori

Pendahuluan

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai pewawancara (interviewer)untuk mengumpulkan data secaratatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee)

Kebaikan Wawancara

l Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang yang diajukan.

l Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang.

l Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

l Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kejelekan Wawancara

l Membutuhkan waktu yang sangat lama, secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.

l Keberhasilan wawancara sangat   tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.

l Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misal dilokasi yang ribut dan ramai.

l Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Pertanyaan yang digunakan untuk wawancara.

l Gunakan bahasa yang baik,sopan dan jelas.

l Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai bagian dari pertanyaan.

l Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit.

l Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai.

l Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik.

l Jangan menggunakan kata-kata “anda”, “kamu”,”saudara” bila maksudnyaadalah suatu grup dari orang-orang.

Mempersiapkan Wawancara

l Mengatur pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai.

l Mengutarakan maksud dari wawancara.

l Mengatur waktu untuk wawancara supaya tidak mengganggukerja dari orang yang kita wawancarai.

l Membuat jadwal wawancara terlebih dahulu.

l Membuat suatu panduan wawancara (interview guide)supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar.

Melakukan Wawancara

l Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.

l Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

l Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh oarang yang diwawancarai dari hasil wawancara.

l Pewawancara harus meninggalkan kesan “menginterogasi”

l Selama wawancara,pewawancara harus mendengarkan degan teliti, jangan banyak berbicara dibandingkan dengan mendengarkan.

l Menjaga suasana wawancara tetap santai tetapi terarah.

l Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai.

l Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan  yang belum diungkapkan.

l Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar.

l Jangan menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti.

l Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara.

l Ucapkan terimakasih bila wawancara sudah selesai.

Tindak lanjut pewawancara

l Pewawancara harus tanggap terhadap tingkah laku orang yang diwawancarai.

l Pewawancara harus dapat melakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku yang dapat menggagalkan wawancara

l Pedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara untuk melakukan tindak lanjut terhadaptingkah laku dari orang yang ditindak lanjuti.

1.    Menunjukkan kalau menjawab pertanyaan dengan kra-kira atau menebak-nebak saja tanpa fakta.

Ø Setelah wawancara, validasi semua jawaban yang mencurigakan.

2.    Berusaha memberi jawaban hanya untuk memuaskan pewawancara tanpa dilandasi dengan fakta yang benar.

Ø Hindari pertanyaan yang dapat menjurus kejawaban yang seperti ini. Validasi jawaban-jawaban yang mencurigakan

3.   Menunjukkan jawaban yang tidak masuk akal.

Ø Dengan akrab, arahkan kembali jawaban kearah pokok permasalahan.

4.   Berhenti berbicara pada waktu pewawancara mulai menuliskan hasilnya di catatan.

Ø Dengan terpaksa jangan gunakan catatan.

5.   Terlihat tergesa-gesa dalam menjawab pertanyaan karena segera ingin mengakhiri wawancara.

Ø Usulakan menunda wawancara untuk diganti dengan hari yang lain.

6.   Memperlihatkan sikap puas terhadap keadaan sistem sekarang dan tidak menginginkan perubahan-perubahan.

Ø Motivasilah dengan menguraikan dan menjelaskan keadaan situasi yang ada dan cobalah beri pertanyaan-pertanyaan yang lebih terinci.

7.   Menunjukkan sikap yang tidak menyenangkan.

Ø Bersikaplah ramah, tunjukkanlah bahwa anda menghargai kesediaannya serta jelaskanlah sumbangan-sumbangannya atas hasil wawancara ini.

8.   Menunjukkan sikap menyimpan sesuatu data karena takut mengungkapnya.

Ø Jelaskanlah bahwa wawancara ini untuk perbaikan sistem yang ada dan yakinkanlah bahwa anda tidak akan memojokkannya.

9.   Menolak memberi jawaban tanpa alasan.

Ø Jangan memaksa terus tetapi meminta kesediaanya untuk membenarkan dengan mencari jawaban ditempat lain.

10. Terlalu bersemangat dalam wawancara  ini dengan melontarkan ide-ide yang muluk-muluk.

Ø Dengarkanlah dengan sabar dan jangan mengkritiknya dan jangan ikut terbawa secara emosional.

C.        Pertanyaan Tinjauan

1.   Sebutkan kelebihan dan kekurangan wawancara dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

2.   Bagaimanakah seharusnya analis sistem dalam membuat pertanyaan?

3.   Apasajakah yang harus dipersiapkan dalam wawancara?

4.   Apasajakah yang harus dilakukan dalam wawancara?

5.   Bagaimanakah menindak lanjuti sikap dari yang diwawancarai?

About these ads

5 gagasan untuk “Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara

  1. Postingan yg berkualitas. Matur suwun bung.

    sy sendiri masih sering kesulitan ketika melakukan analisis sistem terutama ketika wawancara dengan klien.
    Kebanyakan klien saat ditanya apa saja fitur dan informasi yang dibutuhkan, jawabnya cuma bengong. Giliran sudah mulai coding dan 80% jadi, malah minta kurang ini, kurang itu. Ibarat bangunan sudah mulai pasang atap eh malah minta ganti pondasi. Brabe kan..
    Tapi ya begitulah, harus kita hadapi dengan sabar..

    Oke bung Fairuz salam kenal..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s